ఈ పాలసీ గురించి
Nootus AI ("Nootus", "మేము", "మమ్మల్ని") Nootus OS ను రూపొందిస్తుంది. కంపెనీలు, MSMEలు, స్టార్టప్‌ల వంటి సంస్థలు తమ Finance, Tax, Office పనులను నడపడానికి ఈ సాఫ్ట్‌వేర్ వాడతాయి. ఈ వెబ్‌సైట్ (www.nootus.ai), Nootus OS అప్లికేషన్, టీమ్ పోర్టల్, Nootus ద్వారా పంపే WhatsApp, ఈమెయిల్ మెసేజ్‌లలో వ్యక్తిగత డేటాను మేము ఎలా నిర్వహిస్తామో ఈ పాలసీ వివరిస్తుంది.
Nootus AI భారతదేశంలోని తెలంగాణ రాష్ట్రం, హైదరాబాద్‌లో ఉంది. Digital Personal Data Protection Act, 2023, దాని కింద చేసిన రూల్స్ (రెండూ కలిపి "DPDP Act"), వర్తించే ఇతర భారతీయ చట్టాల ప్రకారం మేము వ్యక్తిగత డేటాను ప్రాసెస్ చేస్తాము.
మా రెండు పాత్రలు
ఒక సంస్థ తన ఉద్యోగులు, కస్టమర్లు, వెండర్లు, తాను వ్యవహరించే ఇతర వ్యక్తుల గురించి Nootus లో ఉంచే డేటాను ఎందుకు, ఎలా ప్రాసెస్ చేయాలో ఆ సంస్థ నిర్ణయిస్తుంది. ఆ డేటాకు సంస్థ డేటా ఫిడ్యూషియరీ, Nootus దాని డేటా ప్రాసెసర్. సంస్థ సూచనల మేరకు, ఆ సంస్థతో మా ఒప్పందం ప్రకారం మాత్రమే మేము ఆ డేటాను ప్రాసెస్ చేస్తాము.
ఈ వెబ్‌సైట్‌ను సందర్శించేవారు, ఇందులో ఫారం నింపేవారు, మాకు రాసేవారు, అలాగే Nootus లో సైన్-ఇన్ అయ్యే వ్యక్తుల అకౌంట్ వివరాల విషయంలో Nootus డేటా ఫిడ్యూషియరీ.
మీరు Nootus వాడే సంస్థకు ఉద్యోగి, కస్టమర్ లేదా వెండర్ అయి, మీ డేటా గురించి ప్రశ్న ఉంటే, దయచేసి ముందుగా ఆ సంస్థను సంప్రదించండి. మీకు జవాబివ్వడంలో మేము ఆ సంస్థకు సహాయం చేస్తాము.
మేము ఏమి సేకరిస్తాము
మీరు Nootus ను ఎలా వాడతారనే దానిపై ఆధారపడి, మేము ఈ క్రింది వాటిని సేకరిస్తాము లేదా ప్రాసెస్ చేస్తాము:
- అకౌంట్ వివరాలు: పేరు, వర్క్ ఈమెయిల్, మొబైల్ నంబర్, రోల్, సంస్థ, బ్రాంచ్, సైన్-ఇన్ పద్ధతి, ప్రాధాన్యతలు.
- సంస్థ Nootus లో ఉంచే రికార్డులు: బుక్స్ ఆఫ్ అకౌంట్, invoices, బిల్లులు, బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్లు, returns, వర్కింగ్ పేపర్లు, PAN, GSTIN, TAN, చిరునామాలు; అలాగే జీతాలు, బ్యాంక్ అకౌంట్లు, డిక్లరేషన్లు, డిపెండెంట్ల వంటి payroll డేటా.
- మెసేజ్‌లు: సంస్థ ఫైనాన్స్ టీమ్‌కు, దాని ఉద్యోగులు, వెండర్లు, ఇతర కాంటాక్టులకు మధ్య WhatsApp, ఈమెయిల్, portal మెసేజ్‌ల కంటెంట్, వాడిన ఫోన్ నంబర్లు, ఈమెయిల్ చిరునామాలు, డెలివరీ, రీడ్ రిసీట్లు, జత చేసిన ఫైళ్లు.
- పాస్‌వర్డ్ వాల్ట్ ఎంట్రీలు: సంస్థ భద్రపరచాలని ఎంచుకున్న ప్రభుత్వ portal లాగిన్లు (Income Tax, GST, TRACES, EPFO, ESIC, MCA వంటివి), ప్రతిసారి ఒకటి చూసినప్పుడు నమోదయ్యే లాగ్.
- సంస్థ వ్యక్తులు, వెండర్లు portal లేదా WhatsApp ద్వారా అప్‌లోడ్ చేసే ప్రశ్నావళి జవాబులు, డాక్యుమెంట్లు.
- AI పని రికార్డులు: ఏ ఏజెంట్ ఏం చేసింది, ఏ రిక్వెస్ట్ కోసం, ఏ రికార్డుల నుంచి, ఏ వ్యక్తికి రిపోర్ట్ చేస్తుంది.
- వెబ్‌సైట్ ఎంక్వైరీలు: ఈ వెబ్‌సైట్‌లోని ఫారంలో మీరు నమోదు చేసే పేరు, మొబైల్ నంబర్, ఈమెయిల్, సంస్థ, రోల్, మీ మెసేజ్ వంటి వివరాలు.
- వెబ్‌సైట్ అనలిటిక్స్: సందర్శించిన పేజీలు, సుమారు లొకేషన్, డివైస్, బ్రౌజర్ వివరాలు, ఫారం సబ్మిట్ చేయడం వంటి ఈవెంట్లు; ఇవి Google Analytics 4 ద్వారా సేకరించబడతాయి (మా కుకీ నోటీసు చూడండి).
- సెక్యూరిటీ, వినియోగ లాగ్‌లు: సైన్-ఇన్లు, సున్నితమైన చర్యలు, ఎర్రర్ల కోసం IP చిరునామా, డివైస్, సమయం, చర్య.
మేము దీన్ని ఎలా వాడతాము
వ్యక్తిగత డేటాను మేము కేవలం ఈ క్రింది వాటికే వాడతాము:
- సంస్థ ఆన్ చేసే AI ఏజెంట్లు, మెసేజింగ్, portal, ప్రొడక్ట్ ఫీచర్లతో సహా Nootus OS ను సంస్థకు అందించడానికి;
- వ్యక్తులను సైన్-ఇన్ చేయించడానికి, అకౌంట్లను సురక్షితంగా ఉంచడానికి, దుర్వినియోగాన్ని గుర్తించడానికి, సంఘటనలను దర్యాప్తు చేయడానికి;
- సపోర్ట్ రిక్వెస్టులు, ఎంక్వైరీలకు జవాబివ్వడానికి, డెమోలు ఏర్పాటు చేయడానికి;
- సంస్థలకు వాటి ప్లాన్లకు బిల్ చేయడానికి, ఆర్థిక రికార్డులు ఉంచడానికి;
- వెబ్‌సైట్‌ను ఎలా వాడుతున్నారో అర్థం చేసుకుని మెరుగుపరచడానికి;
- చట్టప్రకారం జవాబివ్వాల్సిన అధికారుల అభ్యర్థనలతో సహా, మా చట్టపరమైన బాధ్యతలను నెరవేర్చడానికి.
AI, మీ డేటా
డాక్యుమెంట్లు చదవడానికి, సంస్థ రికార్డుల నుంచి దాని వ్యక్తుల ప్రశ్నలకు జవాబివ్వడానికి, మెసేజ్‌లు డ్రాఫ్ట్ చేయడానికి, రివ్యూ కోసం పని సిద్ధం చేయడానికి Nootus AI మోడల్స్‌ను వాడుతుంది. AI తాను పనిచేస్తున్న సంస్థ డేటాపై మాత్రమే, ఆ సంస్థ నిర్ణయించిన ప్రయోజనాల కోసం మాత్రమే పనిచేస్తుంది.
సంస్థ డేటాను మాదైనా, ఏ ప్రొవైడర్‌దైనా, ఏ AI మోడల్‌ను ట్రైన్ చేయడానికి గానీ, ఫైన్-ట్యూన్ చేయడానికి గానీ ఎప్పుడూ వాడము. AI మోడల్స్‌కు పంపే ప్రాంప్ట్‌లు, అవి ఇచ్చే ముడి జవాబులు లాగ్ చేయబడవు; సంస్థ రివ్యూ చేయగలిగేలా, ప్రతి ఏజెంట్ ఏం చేసింది, ఏ రిక్వెస్ట్ కోసం, ఎవరి తరపున అనే రికార్డు మాత్రం ఉంచుతాము.
AI అవుట్‌పుట్ సంస్థ ఫైనాన్స్ టీమ్ కోసం ఒక డ్రాఫ్ట్ మాత్రమే. ప్రభుత్వ అధికార సంస్థ వద్ద ఫైలింగ్, డబ్బు బదిలీ, యాక్సెస్ మార్పులు ఎల్లప్పుడూ సంస్థలోని ఒక వ్యక్తి ఆమోదం కోసం వేచి ఉంటాయి.
WhatsApp, ఈమెయిల్ మెసేజ్‌లు
సంస్థ ఉద్యోగులు, వెండర్లు, ఇతర కాంటాక్టులకు మెసేజ్‌లు సంస్థ తరపున Nootus WhatsApp Business నంబర్, Nootus ఈమెయిల్ చిరునామాల నుంచి పంపబడతాయి. వారికి మెసేజ్ చేయడానికి వారి అనుమతి పొందే బాధ్యత సంస్థదే.
WhatsApp మెసేజ్‌లు Meta WhatsApp Business Platform ద్వారా, ఈమెయిల్స్ మా ఈమెయిల్ ప్రొవైడర్ల ద్వారా, ఆ ప్రొవైడర్ల సొంత నిబంధనలు, ప్రైవసీ పాలసీల ప్రకారం వెళ్తాయి. వీరిలో కొందరు భారతదేశం బయట డేటాను ప్రాసెస్ చేస్తారు.
పాస్‌వర్డ్ వాల్ట్
పాస్‌వర్డ్ వాల్ట్‌లో ఉంచిన portal లాగిన్లు, ఇతర డేటాకు వాడే ఎన్‌క్రిప్షన్‌కు అదనంగా మరో పొరతో ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయబడతాయి. సంస్థ అనుమతించిన వ్యక్తులకు మాత్రమే, రెండో చెక్ తర్వాత మాత్రమే అవి కనిపిస్తాయి; ప్రతిసారి చూసినప్పుడు వ్యక్తి, సమయం, లాగిన్‌తో సహా లాగ్‌లో నమోదవుతుంది.
సంస్థ తనకు వాడే అధికారం ఉన్న లాగిన్లను మాత్రమే భద్రపరచవచ్చు.
వెబ్‌సైట్ ఫారాలు, అనలిటిక్స్
ఈ వెబ్‌సైట్‌లో మీరు ఫారం సబ్మిట్ చేసినప్పుడు, అది Microsoft Azure పై మేము నడిపే ఒక చిన్న సర్వీస్‌కు వెళ్తుంది; అది దాన్ని చెక్ చేసి, మా టీమ్‌కు ఈమెయిల్ చేసి, ఏదీ పోకుండా ఒక కాపీ ఉంచుతుంది. ఫారాలను బాట్ కాకుండా మనిషే సబ్మిట్ చేస్తున్నారని చెక్ చేసే Cloudflare Turnstile వాటిని రక్షిస్తుంది.
Google Analytics 4 ఈ వెబ్‌సైట్ ప్రతి పేజీలో లోడ్ అవుతుంది; సందర్శనలను లెక్కించడానికి, పేజీలను ఎలా వాడుతున్నారో అర్థం చేసుకోవడానికి కుకీలను సెట్ చేస్తుంది. అది ఏమి సేకరిస్తుందో, దాన్ని ఎలా పరిమితం చేయవచ్చో మా కుకీ నోటీసు వివరిస్తుంది.
ఫారం వివరాలను మీకు జవాబివ్వడానికి, Nootus గురించి మీతో మాట్లాడడానికి మాత్రమే వాడతాము. అడగకుండా మిమ్మల్ని ఏ మెయిలింగ్ లిస్ట్‌లోనూ చేర్చము.
డేటా ఎక్కడ ఉంటుంది
Nootus OS భారతదేశంలో, భారతదేశంలోని Microsoft Azure డేటా సెంటర్లలో హోస్ట్ చేయబడింది. సంస్థ డేటా, డాక్యుమెంట్లు, బ్యాకప్‌లు అక్కడే నిల్వ ఉంటాయి.
కొన్ని సర్వీసులు భారతదేశం బయట డేటాను ప్రాసెస్ చేస్తాయి: WhatsApp కోసం Meta, Gmail, Sign-in, Analytics కోసం Google, Turnstile కోసం Cloudflare, అలాగే సంస్థ ఎంచుకుంటే ఆ సంస్థ ఎంచుకున్న AI ప్రొవైడర్. DPDP Act అనుమతించిన మేరకు మాత్రమే డేటాను భారతదేశం బయటకు బదిలీ చేస్తాము; భారత ప్రభుత్వం పరిమితి విధించిన దేశాలకు ఎప్పుడూ బదిలీ చేయము.
దీన్ని ఎలా రక్షిస్తాము
డేటా ప్రయాణంలోనూ, నిల్వలోనూ ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయబడుతుంది; PAN, బ్యాంక్ వివరాలు, portal పాస్‌వర్డ్‌లకు అదనపు ఎన్‌క్రిప్షన్ పొర ఉంటుంది. ప్రతి సంస్థ డేటా వేరుగా ఉంచబడుతుంది, కాబట్టి మరే కస్టమర్ దాన్ని చూడలేరు.
సంస్థ లోపల యాక్సెస్ ఆ సంస్థ నిర్ణయించే రోల్స్ ప్రకారం, ఆమోదానికి వేరే అనుమతితో ఉంటుంది. Nootus సపోర్ట్ స్టాఫ్ ఒక సపోర్ట్ టికెట్, కారణంతో ముడిపడి, ఒకసారి ఒక రికార్డు మాత్రమే, చదవడానికి మాత్రమే చూడగలరు; ప్రతి యాక్సెస్ నమోదవుతుంది. Nootus స్టాఫ్ సంస్థ డేటాపై AI పని ప్రారంభించలేరు.
ఏ సిస్టమ్ పూర్తిగా సురక్షితం కాదు. వ్యక్తిగత డేటా ఉల్లంఘన మిమ్మల్ని ప్రభావితం చేస్తే, DPDP Act కోరిన విధంగా ప్రభావిత సంస్థలకు, Data Protection Board of India కు, మేము ఫిడ్యూషియరీగా ఉన్న చోట మీకు తెలియజేస్తాము.
ఎంతకాలం ఉంచుతాము
డేటాను సేకరించిన ప్రయోజనానికి అవసరమైనంత కాలం, లేదా చట్టం కోరినంత కాలం మాత్రమే ఉంచుతాము. బుక్స్ ఆఫ్ అకౌంట్‌కు ఎనిమిది సంవత్సరాల వంటి స్టాట్యూటరీ కనీస కాలాల లోపల, తన రికార్డులను ఎంతకాలం ఉంచాలో సంస్థ నిర్ణయిస్తుంది. ప్రతి రకమైన డేటాకు కాలవ్యవధులను మా డేటా రిటెన్షన్ పాలసీ తెలియజేస్తుంది.
మీ హక్కులు
DPDP Act ప్రకారం మీకు ఈ హక్కులు ఉన్నాయి:
- మేము మీ గురించి ప్రాసెస్ చేసే వ్యక్తిగత డేటా, దాన్ని ఎలా ప్రాసెస్ చేస్తామో దాని సారాంశం పొందడం;
- తప్పుగా లేదా అసంపూర్తిగా ఉన్న డేటాను సరిదిద్దించుకోవడం, అప్‌డేట్ చేయించుకోవడం;
- చట్టం ఉంచాలని కోరితే తప్ప, అవసరం లేనప్పుడు మీ డేటాను తొలగింపజేయడం;
- ఇచ్చిన సమ్మతిని ఉపసంహరించుకోవడం; దీని వల్ల అంతకుముందు జరిగిన ప్రాసెసింగ్ ప్రభావితం కాదు;
- మీరు మరణించినా లేదా అశక్తులైనా, మీ హక్కులను వినియోగించడానికి మరో వ్యక్తిని నామినేట్ చేయడం;
- మీ ఫిర్యాదును మా గ్రీవెన్స్ ఆఫీసర్ ద్వారా, తర్వాత Data Protection Board of India ద్వారా పరిష్కరింపజేసుకోవడం.
పిల్లల డేటా
ఈ వెబ్‌సైట్, Nootus OS బిజినెస్‌లు, వాటిలో పనిచేసే వ్యక్తుల కోసం ఉద్దేశించినవి, పిల్లల కోసం కాదు. సంస్థలు తమ రికార్డులలో మైనర్ల డేటాను ఉంచవచ్చు, ఉదాహరణకు payroll లో ఉద్యోగుల డిపెండెంట్లు, నామినీలు; అవి ఫిడ్యూషియరీలుగా అలా చేస్తాయి, DPDP Act కోరిన చోట తల్లిదండ్రులు లేదా సంరక్షకుల సమ్మతి పొందాలి. మేము పిల్లలను ట్రాక్ చేయము, వారి డేటాను ప్రకటనల కోసం వాడము.
గ్రీవెన్స్ ఆఫీసర్
ప్రైవసీ ప్రశ్నలు, అభ్యర్థనలు, ఫిర్యాదులను మా గ్రీవెన్స్ ఆఫీసర్ చూసుకుంటారు. privacy@nootus.ai కు రాయండి. ప్రతి మెసేజ్‌కు అక్నాలెడ్జ్‌మెంట్ ఇచ్చి, 7 రోజుల లోపు జవాబిస్తాము.
మా జవాబుతో మీరు సంతృప్తి చెందకపోతే, Data Protection Board of India కు ఫిర్యాదు చేయవచ్చు.
ఈ పాలసీలో మార్పులు
మా ప్రొడక్ట్ లేదా చట్టం మారినప్పుడు ఈ పాలసీని అప్‌డేట్ చేస్తాము. పైన ఉన్న తేదీ తాజా వెర్షన్‌ను సూచిస్తుంది. మార్పు ముఖ్యమైనదైతే, అది అమలులోకి రాకముందే సంస్థలకు ఈమెయిల్ ద్వారా లేదా అప్లికేషన్‌లో తెలియజేస్తాము.